السكرتير ودوره الهام فى إدارة الإجتماعات (دورة فن ومهارة إدارة الإجتماعات)

نتحدث الآن عن دور السكرتير فى إدارة الإجتماع وهو الدور المنسى غالبا فى إجتماعتنا وخاصة فى المنطقة العربية نتيجة للموروث العربي السائد بأنه القائد هو الأول والأخير فى إنجاح أى عمل

 

ولكن هل تعلم ان مهارات السكرتير فى بعض الشركات العملاقه ( اقل منا ) يقابلها راتب سنوى يتكون من خمسة اصفار !!!

يلعب سكرتير الاجتماع أهم دور في أي اجتماع بعد القائد .. إذ ينبغي له دائماً:

التأكد من اتخاذ كافة الإجراءات الإدارية بشكل مناسب.( قبل – اثناء – بعد )

والتأكد من سير الأمور الإدارية بسلاسة قبل الاجتماع وأثناءه وبعده (مكان – زمان – طريقة اتصال التذكير بالتكليفات).

تدوين الملاحظات الدقيقة عن فعاليات الاجتماع.( اثناء )

وكتابة محضر الاجتماع أو ملاحظات لتكون سجلاً دائماً ورسمياً.( اثناء )

ومعرفة الإجراءات التي تسري على الاجتماع والتعريف بها عند الضرورة.( اثناء )

ثم مساعدة القائد طوال الاجتماع.( اثناء )

التركيز على القرارات فى نهاية الاجتماع .( اثناء – بعد )

مراجعة القائد فى حدود اجراءات التكليف .( قبل)

التذكير بجدول المرة القادمة وتكليفاتها .( اثناء –بعد )

والاحتفاظ بكافة الوثائق ذات العلاقة بالاجتماع والمعرفة التامة بها وتوزيعها وتوفيرها عند الضرورة.( قبل – بعد )

وعلى هذا .. يمكننا أن نلخص القاعدة التالية:

قاعدة

احرص على وجود سكرتير لاجتماعاتك

ولاشك أن قائد الاجتماع والسكرتير مختلفان من حيث الوظيفة .. فباستثناء الاجتماع الأكثر بساطة، فإن شخصاً واحداً لا يمكنه القيام بالمهمتين على الوجه الصحيح وفي وقت واحد .. وإذا أمكن لشخص واحد عند الضرورة أن يجمع بين الدورين قبل الاجتماع فإن عمل السكرتير أثناء الاجتماع ضروري لدرجة يستحيل معها الجمع بينه وبين عمل القائد الذي لا يقل عنه أهميه.

إن القائد الذي يحاول أداء عمل السكرتير يشجع على فقدان التحكم في الاجتماع في الوقت الذي يحاول فيه تسجيل النتائج، والسجل التي يعده في هذه الحالة سيكون على الأرجح جزئياً غير دقيق، سوف يكون من الصعب عليه بشكل خاص تسجيل مساهماته هو.

والسكرتير الذي يتعين عليه متابعة كل مناحي النقاش وتسجيل وتوفير المعلومات حول الحقائق والإجراءات حسب الضرورة لا يمكنه كذلك وبكل التأكيد قيادة الاجتماع وإذا حاول ذلك فهناك احتمال كبير لأداء كلا العملين بشكل غير جيد.

إن هناك قاعدة هامة تقول:

لا تجمع بين وظيفتي القائد والسكرتير خاصةً أثناء الاجتماع.

إن أفضل شيء هو الترتيب لوجود السكرتير قبل الاجتماع بوقتٍ كافٍ، إن ذلك سيقلل لا شك من صعوبة مهمة القائد قبل الاجتماع ولكن إذا تعذر ذلك أو كان الاجتماع من البساطة بحيث لا يحتاج إعداده لوجود السكرتير فإن أول مهمة للقائد عند افتتاح الاجتماع تنبغي أن تكون تعيين السكرتير.

ولكن يجب الحذر فإن تعيين السكرتير أثناء الاجتماع من بين المشاركين ربما يشكل خطراً كبيراً على فعاليات الاجتماع .. فغالباً ما يختار لهذا الموقع أصغـر المشاركين من الناحية الوظيفية أو أحدثهم في التعيين، ومن غير المحتمل أن يكون هذا الشخص سكرتيراً جيداً فلن تكون لديه الخلفية اللازمة لمتابعة فعاليات الاجتماع أو فهم ما يقال، وتحديد الأمور المهمة وتلك التي ليست كذلك، كما أنه لن يتمكن بعد ذلك من إعداد ملاحظات جيدة ومن ثم فسيسهم في إضاعة الوقت والمخاطرة بإعداد سجل غير جيد .. على أي الأحوال فإن وضع هذا الإنسان في مثل هذا الموقف لن يكون أمراً عادلاً.

وعلى الجانب الآخر فان تعيين سكرتيراً من المديرين أو كبار الموظفين قد لا يكون مفيداً أيضاً .. فقد يميل إلى لعب دور انشط مما ينبغي في النقاش مع إهمالـه لمسئولياته التي تبدو له أدنى من أن يؤديها كما أن معرفته بالموضوعات وخبرته فيما قد تجعله يقلل من شأن ما يقال، بل وما ينبغي أن يقال .. إن تصوراتـه مثله في ذلك مثلنا جميعاً سوف تتأثر بخبراته ومعارفه.

وأياً كان منطقك .. فلا يوجد معنى يذكر لإكراه شخص ما على أداء دور السكرتير، فهذه الوظيفة تلي وظيفة القائد مباشرةً من حيث الأهمية .. والقادة الذين يخبرون أحداً أو يختارون شخصاً غير مناسب لأداء دور السكرتير لا ينبغي أن يلوموا إلا أنفسهم إذا لم تسر الأمور بشكل جيد .

قاعدة (3)

اختر السكرتير المناسب.

 احرص على وجود أكبر قدر من الصفات المؤهلة وهي:

ذكي .. مرتب .. لماح .. يمكنك التواصل معه بسهوله .

حسن التعبير حتى يتمكن من التعبير عن نفسه بشكل جيد في السجلات التي يدونها.

حريص ومنظم .. حتى يتمكن من الاحتفاظ بالوثائق وبالمحاضر بشكل مأمون ومعرفة مكانها عند الحاجة إليها.

متعاون حتى يكون لديه الاستعداد لمعاونة الآخرين بما فيهم القائد.

متواضع .. ومستعد للعب ما يبدو غالباً وكأنه دور ثانوي.

متدرب .. من الأفضل أن يكون من المتدربين على الإدارة أو السكرتارية.

وكلها يمكن اكتسابها

قاعدة (4)

زود سكرتيرك بمعلومات كاملة قبل الاجتماع بوقتٍ كافٍ